近年、自動車の美観に対する意識の高まりとともに、KeePerコーティングの需要は爆発的に
増加しています。
先日訪問させていただいた店舗様も、まさにその最前線でご活躍されている一例でした。
その店舗は、給油設備も備えてはいるものの、実質的なメイン業務はKeePerコーティングと
いう、まさに「コーティング専門店スタイル」を確立されています。
このビジネスモデルは、専門性の高さからお客様の信頼を得やすく、一度施工されたお客様は
高い頻度でリピートされる傾向にあります。
これは経営的に非常に理想的な状態です。
「成功の証」としてのExcel管理の限界
私どもは、お客様の継続的な成長をサポートするための顧客管理システム「RIBBONシステム」
のご提案で、今回訪問させていただきました。
面談で詳しくお話を伺っていくと、店舗様が日々の業務で奮闘されている様子が鮮明に浮かび
上がってきました。
現在、お客様の施工履歴や連絡先などの重要なデータは、すべてExcelで管理されているとの
ことでした。
ビジネスの初期段階や、まだ施工台数が少ない時期には、Excelは非常に便利なツールです。
手軽に始められ、コストもかかりません。
しかし、店舗様がKeePerコーティング事業で大成功を収め、施工台数が右肩上がりに増加して
いくにつれて、この「成功の証」とも言えるデータが、次第に業務の足かせとなり始めている
ことが分かりました。
業務負荷の「二大巨頭」：検索とハガキ発送
特に、現場のスタッフ様が最も大変に感じている業務として挙がったのが、以下の二点です。
1. 過去データの検索と抽出
「このお客様は前回いつ、どのメニューを施工されたか？」
「次のメンテナンス時期が近づいているお客様をリストアップしたい」
こういった、本来はすぐに答えが出るべき問いに時間を費やしている状況でした。
Excelのシートを何十、何百とスクロールし、フィルター機能を駆使して目的のデータを探し
出す作業は、非常に手間がかかり、本来、お客様の車を美しくすることに使うべき貴重な時間を
奪っていました。
2. 定期的なハガキ案内発送業務
そして、もう一つ、非常に高い比率で業務時間を占めているのが、お客様への定期的な
メンテナンス案内ハガキの発送です。
お客様を大切にし、リピート率を高めるために、店舗様は非常に細かく、手作業で宛名ラベルの
印刷、ハガキへの貼り付け、郵便局への持ち込みといった一連の作業を実施されていました。
これは素晴らしい顧客フォローですが、施工台数が増えるほど、この「事務作業」の構成比率が
上がり、店舗の生産性を著しく下げてしまっているのです。
スタッフ様からは、「正直、この作業は本当に大変で困っている」という切実な声が聞かれま
した。
RIBBONシステムが提供する３つの「解放」
このような現場の課題に対し、私どもは顧客管理「RIBBONシステム」をご紹介しました。
「RIBBONシステム」は、まさに今、店舗様がExcelで実施されている全ての管理内容を網羅し、
さらに専門店の業務効率を格段に向上させる機能を備えています。
1. データ管理からの解放
煩雑なExcel管理から解放され、施工データをシステムに一元化することで、過去データの検索は
瞬時に完了します。
お客様の名前や車両ナンバー、施工日などの条件を入力すれば、必要な情報が一発で表示
されます。
これにより、お客様との会話もスムーズになり、接客品質の向上にも直結します。
2. ハガキ発送業務からの解放（丸投げ）
最も業務負荷が高かったハガキ発送業務は、全て弊社に「丸投げ」いただけます。
システムに蓄積されたデータから、次回のメンテナンス時期のお客様を自動で抽出し、印刷、投函
までを代行します。
店舗様のスタッフ様は、この業務から完全に解放され、お客様の車を磨くという本来の業務、ある
いは新規顧客獲得のための営業活動に集中できるようになります。
これは、業務効率を格段に上げることを意味します。
3. さらなる成長への解放
管理業務に追われることなく、スタッフが本業に集中できる環境が整うことで、店舗様は
さらなる顧客の新規獲得、そして施工台数の増加にも、自信を持って対応できるようになります。
システムがビジネスの成長を支える「土台」となるのです。
上層部が揃って示された「ご契約のご意向」
終盤、店舗の上層部の方々も交えて具体的な運用についてご説明した結果、皆様
揃ってご契約のご意向を示してくださいました。
これは、「業務効率化」と「継続的な顧客フォロー」が、現在の店舗経営における喫緊の課題で
あり、弊社の「RIBBONシステム」がその解決の糸口となると強くご納得いただけた証だと
確信しております。
最後に
もし、あなたの自社、自店でも、簡易的なExcel管理が限界を迎え始めている、あるいは
「ハガキ発送業務が重すぎる」と感じられているのであれば、それは事業が順調に成長している
証拠です。
ぜひ一度、成長の足かせとなっている管理業務から解放され、さらなる高みを目指すための
顧客管理システム「RIBBONシステム」についてご相談ください。
貴社のKeePerビジネスの成長を、強力にサポートさせていただきます。
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